I preliminari
(Definire l'obiettivo; Definire il target; Scegliere un buon tema e un buon periodo; Creare un clima favorevole; Le doti dell'organizzatore; L'importanza della programmazione e della verifica; Cosa non fare)
Scelta della località
(Esaminare l'offerta in concorrenza; Elementi di selezione della località)
Come scegliere la sede più idonea
(La sede più vicina: la vostra stessa azienda; Gli spazi ad uso gratuito: sale riunioni e auditorium pubblici; I privati: il centro congressi; Padiglioni fieristici; Spazi all'aperto; Dimore storiche ed ex conventi; La nave crociera; I mezzi di locomozione; L'albergo: la soluzione più semplice; Il sopralluogo; Esempi di schede di strutture congressuali)
Lessico congressuale
(Il cerimoniale)
L'organizzazione: la costituzione della segreteria
(Organigramma; Ricerca del patronato e del comitato d'onore; Ricerca dei relatori e del chairman; Ricerca dello sponsor; Lettere per la richiesta di sponsorizzazione ed inviti ai relatori)
I contatti con i fornitori
(Premesse comuni a tutti i tipi di contratto; Il contratto d'appalto di servizi; Il contratto d'opera intellettuale; Il contratto di trasporto e di noleggio mezzi; Il contratto assicurativo; Il contratto alberghiero)
La scenografia
(Allestimenti; Mostre e trade show; Caratteristiche di un contratto tipo; Addobbi floreali)
Gli audiovisivi
(I sistemi audio; I sistemi di traduzione; Sistemi video; Glossario dei termini audiovisivi)
La ristorazione
(Come scegliere il luogo; Gli accordi; Cosa servire: lessico della ristorazione; Il menù; La scenografia; I tempi; Servizio barriera e coupon di ristorazione; Pasti non in programma: i ristoranti consigliati)
Programma sociale pre e post manifestazione
(Itinerari, visite, escursioni turistiche; Shopping; Corsi e lezioni; Spettacoli distensivi)
La grafica
(L'invito e il programma; Scheda di iscrizione/registration form; Scheda di prenotazione/reservation form; Presentazione aziendale; Relazioni; Libro degli abstracts; Documentazione sui temi del convegno; Consigli utili per pasti personali; Consigli utili per lo svago ed il tempo libero, per i trasporti pubblici; Foglio per richiesta intervento; Proceedings/atti del convegno; Biglietto porta messaggi; Blocco per appunti; Coupon pasti o lettere d'invito ai pasti; Programma per gli accompagnatori/pre-post manifestazione; Coupon per programma turistico; Foglio richiesta attestato di partecipazione; Attestato di partecipazione o premio; Badge: cartellini portanome; Segnaposti e menù; Carta da lettere e buste; Cartelle o valige portadocumenti; Poster e locandine; Ricevute dei pagamenti)
La promozione
(L'ufficio stampa; I servizi fotografici e i filmati; La regalistica)
Comunicare un evento su World Wide Web
(Individuare l'obiettivo; L'immagine di un evento, su web)
Interpretariato e traduzioni
(L'interpretariato orale; Le diverse tipologie e modalità di traduzione; Segreto professionale ed obiettività; La traduzione scritta; La traduzione da nastri magnetici e videoscrittura; Interpreti per fiere)
Elementi del budget
(I ricavi; I costi)
Comunicare in pubblico
(Comunicare con le parole; Comunicare con le immagini; Speech support)
Come ricevere i partecipanti
(I requisiti degli addetti all'accoglienza; Strategie per evitare i possibili problemi; Descrizione delle operazioni)
Le ultime fasi di verifica
(Materiale documentario; Ultimi controlli prima della manifestazione)
Chiusura e bilancio
(Post congress tour; Relazioni pubbliche; Pubblicazione degli atti o dei proceedings; Stesura di una relazione consuntiva; Controllo budget conclusivo; Valutare i risultati)
Bibliografia.

Contributi:

Collana: Manuali

Argomenti: Comunicazione esterna. Relazioni pubbliche - Commercio e turismo: manuali professionali

Livello: Testi per professional